یک سیستم مدیریت مشتری ساده و فارسی، حتی برای کوچک ترین تیم فروش هم فرق بزرگی ایجاد می کند. خیلی از صاحبان کسب و کارهای کوچک فکر می کنند CRM (نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری) فقط به درد شرکت های بزرگ می خورد. واقعیت برعکس است: هر چه تیم کوچک تر باشد، از دست رفتن یک سرنخ ضربه سنگین تری می زند و همین جاست که CRM برای کسب و کار کوچک به یک مزیت رقابتی تبدیل می شود. اگر می خواهید بدون هزینه سنگین و پیچیدگی، فروش تان را منظم کنید، این راهنما مسیر شروع را نشان می دهد.
چرا کسب و کار کوچک به این ابزار نیاز دارد
دلیل اینکه CRM برای کسب و کار کوچک ضروری است، به ساختار تیم های کوچک برمی گردد. در یک تیم دو یا سه نفره، اطلاعات مشتریان معمولا در گوشی افراد، ایمیل شخصی و ذهن آن هاست. تا وقتی همه چیز کوچک است این روش کار می کند، اما به محض اینکه تعداد مشتریان بالا می رود، پیگیری ها فراموش می شوند و فرصت ها از بین می روند.
فایده مهم دیگر، حفظ دانش سازمان است. اگر تنها فروشنده شما مجموعه را ترک کند، بدون ابزار مناسب همه اطلاعات مشتریانش هم می رود. با یک سیستم منظم، پرونده مشتریان همیشه نزد کسب و کار می ماند. برای آشنایی با امکانات پایه چنین سیستمی، راهنمای نرم افزار مدیریت مشتری و امکانات آن نقطه شروع خوبی است.
از چه زمانی باید شروع کرد
برای تشخیص اینکه از چه زمانی باید شروع کرد، به این نشانه ها نگاه کنید:
- بیش از یک نفر با مشتریان در ارتباط است و اطلاعات هماهنگ نیست.
- تعداد سرنخ های ماهانه از چند ده عدد بیشتر شده است.
- پیش آمده که یک مشتری را دو نفر همزمان پیگیری کنند یا هیچ کس پیگیری نکند.
- مدیر برای فهمیدن وضعیت فروش باید از تک تک افراد بپرسد.
- تمدید قراردادها گاهی دیر می شود چون کسی تاریخ پایان را یادش نبوده.
| وضعیت کسب و کار | بدون ابزار منظم | با یک سیستم ساده |
|---|---|---|
| محل نگهداری اطلاعات مشتری | گوشی و ذهن افراد | پرونده واحد و مشترک |
| پیگیری سرنخ ها | وابسته به حافظه | یادآوری خودکار |
| گزارش فروش | پرسیدن از هر نفر | گزارش زنده |
| خروج یک فروشنده | از دست رفتن مشتریانش | ماندن کامل پرونده ها |
| تمدید قرارداد | گاهی فراموش می شود | هشدار پیش از پایان |
اگر حتی دو مورد از این نشانه ها برای شما آشناست، وقت شروع رسیده است. برای آشنایی با ریشه این مفهوم، تعریف مدیریت ارتباط با مشتری هم کمک کننده است.
چطور بدون پیچیدگی شروع کنیم
شروع کار ساده تر از چیزی است که فکر می کنید؛ چهار قدم زیر کافی است.
ساده انتخاب کنید
نرم افزاری که تیم از آن استفاده نکند بی فایده است. رابط ساده و فارسی و تقویم شمسی از فهرست بلند امکانات مهم تر است. یک نرم افزار شلوغ، تیم کوچک را زده می کند و بعد از چند روز کنار گذاشته می شود.
با داده های واقعی شروع کنید
فهرست مشتریان فعلی را وارد کنید و از همان روز اول همه تماس ها و پیگیری ها را ثبت کنید. نیازی نیست همه چیز را یک شبه منتقل کنید.
مراحل فروش خود را تعریف کنید
مراحل خط لوله فروش را مطابق فرایند واقعی کسب و کارتان تنظیم کنید، نه بیشتر و نه پیچیده تر.
از دوره آزمایشی استفاده کنید
پیش از خرید، نرم افزار را چند روز با تیم و داده های واقعی تست کنید تا مطمئن شوید مناسب کارتان است.
هزینه CRM برای کسب و کار کوچک
هزینه CRM برای کسب و کار کوچک معمولا کمتر از تصور اولیه است. نرم افزارهای ابری اشتراک ماهانه دارند و قیمت بر اساس تعداد کاربر تعیین می شود، بنابراین یک تیم کوچک مبلغ کمی پرداخت می کند. در مقابل، ارزش یک فروش از دست نرفته معمولا بیشتر از هزینه یک سال اشتراک است. قیمت پلن های مناسب تیم های کوچک در صفحه تعرفه و پلن های مشتریار آمده است.
چک لیست انتخاب برای تیم کوچک
پیش از خرید، این موارد را یک به یک بررسی کنید:
- رابط فارسی و ساده که یک نفر تازه کار هم در یک روز یاد بگیرد.
- تقویم شمسی در همه بخش ها.
- قیمت گذاری بر اساس تعداد کاربر تا برای تیم کوچک ارزان تمام شود.
- اپلیکیشن موبایل برای ثبت اطلاعات بیرون از دفتر.
- امکان خروجی کامل از داده ها در هر زمان.
- دوره آزمایشی رایگان برای تست با تیم و داده واقعی.
سه سناریوی واقعی کسب و کار کوچک
برای اینکه کاربرد روشن تر شود، سه نمونه:
- یک فروشگاه تجهیزات: تماس های استعلام قیمت را ثبت می کند و دو روز بعد پیگیری می کند؛ نتیجه، تبدیل بخشی از استعلام ها به خرید.
- یک شرکت خدماتی: قرارداد هر مشتری با تاریخ پایان ثبت می شود و سیستم پیش از انقضا هشدار تمدید می دهد.
- یک کارگاه تولیدی کوچک: سفارش های مشتریان عمده و مراحل تولید هر سفارش در یک جا دیده می شود.
اشتباه های رایج تیم های کوچک هنگام شروع
تیم های کوچک معمولا هنگام شروع چند اشتباه مشترک دارند که کار را سخت می کند:
- انتخاب نرم افزار سنگین با ده ها قابلیت که هیچ وقت استفاده نمی شود.
- وارد نکردن مشتریان قدیمی و شروع از صفر.
- نداشتن یک مسئول مشخص برای به روز نگه داشتن داده ها.
- رها کردن کار بعد از یک هفته به بهانه نبود وقت.
اگر از همان ابتدا ساده شروع کنید و یک نفر مسئول نظم داده ها باشد، این اشتباه ها پیش نمی آید.
سوالات متداول
تیم ما فقط دو نفر است، باز هم لازم داریم
بله. در تیم کوچک، فراموش شدن یک پیگیری درصد بیشتری از فروش را از بین می برد. نظم از همان ابتدا ارزان تر از مرتب کردن بی نظمی بعدی است.
راه اندازی چقدر طول می کشد
نسخه ابری در همان روز اول آماده است. وارد کردن فهرست مشتریان و تعریف مراحل فروش معمولا یک بعدازظهر بیشتر طول نمی کشد.
اگر تیم با نرم افزار کنار نیاید چه می شود
برای همین از دوره آزمایشی رایگان استفاده کنید. اگر رابط ساده و فارسی باشد، معمولا تیم در چند روز به آن عادت می کند.
داده های ما بعدا قابل انتقال است
یک ابزار خوب همیشه امکان خروجی گرفتن از داده ها را می دهد؛ پیش از انتخاب حتما این مورد را بررسی کنید.
جمع بندی
یک سیستم مدیریت مشتری برای تیم کوچک، یک هزینه اضافه نیست، بلکه یک بیمه در برابر بی نظمی و فراموشی است. هر چه زودتر شروع کنید، داده های منظم تری می سازید که بعدها ارزش زیادی دارند. برای شروع، پلن مناسب تیم خود را در تعرفه ببینید و با دوره آزمایشی رایگان مشتریار امتحان کنید.